Объяснительная записка
Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору центра
10.04.2000 №34 «Кадры»
Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе
секретарей-референтов
09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева
Наименование организации Генеральному директору
Производственный отдел объединения
А.А.Зуеву
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.01.2000 №46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин
Производственное объединение Начальнику шахты
по добыче железной руды К.Е. Матвееву
«Крымчермет»
шахта «Юзовская»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
24.01.2000 №87
О нарушении производственной
дисциплины
11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
Горный мастер Подпись П.Г. Потапов